Sieben Tipps für die Planung der Weihnachtsfeier

Für die einen ist es der wichtigste Tag im Berufsjahr, andere Kollegen sehen sie als lästige Pflicht. Damit auch die Letzteren überzeugt werden, haben wir wertvolle Ideen gesammelt, die dem Organisator der Feier und den Mitarbeitern zugutekommen.

1. Organisation Das wichtigste Detail bei der Organisation des Festes ist, den richtigen Zeitpunkt für die Weihnachtsfeier zu finden. Die Mitarbeiter müssen auf jeden Fall rechtzeitig Bescheid wissen, wann das Fest stattfindet. Dann kann sich jeder den Termin frei halten.

Die meisten Weihnachtsfeiern finden an Donnerstag- und Freitagabenden statt. Eine Weihnachtsfeier am Samstag kann von den Mitarbeitern als zusätzlicher Arbeitstag wahrgenommen werden und an Akzeptanz verlieren.

Wenn die Feier außerhalb der Arbeitszeit stattfindet, können sich die Mitarbeiter die Zeit nicht als Überstunden anrechnen lassen. Dafür kann der Chef allerdings auch nicht auf die Teilnahme bestehen.

Egal, ob beauftragter Einzelkämpfer, hausinternes Festkomitee oder ein externer Dienstleister: Je besser der oder die Planerin weiß, welche Vorstellung der Chef von der Feier hat und welches Budget zur Verfügung steht, desto leichter tun sich die Verantwortlichen mit der Planung.

2. Location

Findet die Feier in der Firma mit Catering statt, kann das für den Chef die preiswertere Variante sein. In einer externen Location ist dafür das Freizeitgefühl bei den Mitarbeitern größer.

Bei einer Feier außer Haus kann die Party entweder in der Stadt oder „im Grünen“ stattfinden. Entscheidet man sich im Gegensatz zu den leicht erreichbaren Locations in der Stadt für einen abgeschiedenen Ort für die Feier, sollte man einen Taxi- bzw.- Shuttle-Service anbieten, damit die Mitarbeiter nach dem Fest sicher in den Ort zurück kommen.

3. Essen und Getränke

Ist die Entscheidung zwischen Menü oder Buffet gefallen, sollte der Weihnachtsfeierorganisator darauf achten, auch ein ansprechendes Angebot für Vegetarier und Veganer bereitzustellen. Das gilt auch für die Vor- und Nachspeisen.

Alkohol gehört für die meisten bei einer Weihnachtsfeier dazu. Bier, Wein und ein Sekt zum Anstoßen sollten zur Verfügung gestellt werden.

4. Gäste

Lädt der Chef Ehepartner und Kinder seiner Mitarbeiter ein, sollte das Programm familienfreundlich sein. Beschränkt der Chef sich auf die Partner, muss das Pro-Kopf-Budget beachtet werden, um steuerfrei zu bleiben.

Da Weihnachten ein traditionell christliches Fest ist, sollten Mitarbeiter anderer Religionen ausdrücklich eingeschlossen sein.

Grundsätzlich spricht nichts dagegen, ehemalige Mitarbeiter einzuladen, wenn die Ex-Kollegen im Guten gingen.

5. Programm

Reden gehören bei einer Weihnachtsfeier dazu, der Chef sollte jedoch nicht zu lange sprechen. Ein Rückblick aufs abgelaufene Jahr sollte in wenigen Sätzen abgeschlossen sein und nicht eine Viertelstunde dauern. Je nach Raum müssen die Organisatoren an ein Mikrofon denken.

Pausen zwischen den Reden, dem Essen und einem möglichen Unterhaltungsprogramm sind wichtig, damit die Mitarbeiter miteinander kommunizieren können. Nach dem offiziellen Programm schwingen manche Mitarbeiter gerne das Tanzbein. Wichtig: Es sollte genug Platz zum Bewegen vorhanden sein. Bei größeren Betrieben bietet sich ein professioneller DJ an.

Wichteln ist ein Brauch, bei dem sich Mitarbeiter gegenseitig, üblicherweise über ein Losverfahren, beschenken. Es bietet sich vor allem für kleinere Firmen an.

6. Budget

Eine genaue Kostenplanung ist wichtig, um am Ende nicht von der Gesamtrechnung überrascht zu werden.

Zwei Betriebsfeste im Jahr, bei vielen Firmen sind das eine Weihnachtsfeier und ein Sommerfest, fallen unter die Steuerfreiheit, für ein drittes im Kalenderjahr müssen Abgaben ans Finanzamt gezahlt werden. Wenn die Kosten einer Betriebsveranstaltung pro Teilnehmer den Freibetrag von 110 Euro überschreiten , wird Lohnsteuer fällig. Bekommen alle Mitarbeiter ein Geschenk während der Feier, müssen die Kosten dafür in das Pro-Kopf-Budget einfließen.

7. Sonstiges

Bei Unfällen auf der Weihnachtsfeier sind die Mitarbeiter in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert. Das gilt jedoch nur, wenn die Feier von der Firma veranstaltet oder gefördert wird.

Dekoration findet sich auf dem Tisch und anderswo im Raum. Ein Weihnachtsbaum: beinahe unverzichtbar. Der Raum sollte feierlich geschmückt, jedoch nicht überladen sein.